Immer mehr, und immer schneller: Mit der „Datenautobahn“, die uns die Anbindung an mittlerweile 10 Versicherungsunternehmen mittels BiPRO ermöglicht, empfangen wir täglich zig Hundert vertragsbezogene Dokumente im PDF-Format.
Schnecken-Post vs. Digitale Post
Während unser guter alter Postkasten langsam beginnt, nur noch normal gut gefüllt zu sein, und unsere Mitarbeiter die Vertragsdokumente nicht mehr bei allen Gesellschaften direkt downloaden müssen, fahren auf der BiPRO-Autobahn, wie wir sie manchmal gerne nennen, immer mehr „digitale Postautos“ mit immer mehr gut verschlüsselten Vertragsdokumenten von den Gesellschaften zu uns, um diese in unseren digitalen Postkorb zu legen.
Von dort werden Sie vollautomatisch den einzelnen Vertragsordnern hinterlegt, und je nach Dokumententyp werden Sie als Vermittler und bei gewissen Typen auch der Versicherungsnehmer davon informiert. Das hat den großen Vorteil, dass Sie und auch Ihr Kunde stets topaktuell alle relevanten Informationen erhalten, die er dann mit seiner Kunden-App simplr sofort einsehen kann. Und wie Sie bestimmt schon wissen: Diese digitalen Dokumente sind schneller via simplr beim Kunden angekommen als sie in Papierform überhaupt von den Gesellschaften weggeschickt werden.
Hinterlegung mit / ohne Ablagenotiz
Es gibt aber auch Dokumente, bei denen es selbstverständlich gut und auch wichtig ist, dass sie im Vertragsordner abgelegt sind, über deren Eingang man als Vermittler oder Kunde nicht unmittelbar aktiv benachrichtigt werden muss: Beispielsweise monatliche Rechnungsdokumente bei Zahlung im Lastschriftverfahren; gut, dass sie abgelegt sind, für den Fall, dass man sie eines Tages benötigt, aber solange die Abbuchungen störungsfrei durchgeführt werden, nicht unmittelbar wichtig für das tägliche Geschäft.
Daher haben wir nun unsere Digitalen-Postkorb-Prozesse dahingehend erweitert, dass bei wenigen, ganz bestimmten Dokumenttypen nach der Ablage in ihren Vertragsordnern keine automatischen Informationen an Vermittler und evtl. Kunden geschickt werden. Derzeit haben wir diese Einstellung beim Dokumenttyp Beitragsrechnung hinterlegt.
Auf diese Weise erhalten wir unser wie gewohnt gutes Service und verringern gleichzeitig das Volumen an automatisierten Informationen an Sie als Vermittler in Fällen, wo kein unmittelbarer Handlungsbedarf besteht.
