Bei ARISECUR bieten wir Ihnen die Möglichkeit größere Mengen an Kundendaten/Vertragsdaten per CSV-Datei importieren zu lassen.
Damit ein solcher Import möglichst sauber eingespielt werden kann und Sie mit der Einspielung auch optimal weiterarbeiten können, brauchen wir im Vorfeld Ihre Unterstützung!
Hier gilt es ein paar Dinge zu beachten:
1. Überprüfen Sie die vorhandenen Daten
Bei einigen Gesellschaften kann es vorkommen, dass der Vor- und Nachname und/oder die Anschrift in einer einzigen Spalte gespeichert sind. In so einem Fall können Sie die Daten nicht in die dafür vorgesehenen Felder importieren.
Typische Beispiele wären hierfür folgende Felder:
- Vorname
- Nachname
- Straße inklusive Hausnummer
- Postleitzahl
- Ort
Orientieren Sie sich hierzu einfach an der Kundenmaske, denn die Daten werden bei einem Import mit der selben Systhematik gespeichert, wie wenn Sie die Daten manuell eingeben würden.
In der Kundenmaske bekommen Sie einen schnellen und einfachen Überblick wie die Kundendaten im System gespeichert werden. Orientieren Sie sich einfach an den vorhandenen Feldern.
Fragen Sie gegebenenfalls bei der betreffenden Gesellschaft, ob Sie Ihnen eine korrigierte Fassung zur Verfügung gestellt werden kann, oder trennen Sie diese Informationen vorweg selbstständig.
Sollten Sie diese Daten händisch bearbeiten, beachten Sie unbedingt den folgenden Punkt 2 zum Thema Tabellenkalkulationsprogramme.
2. Excel oder ähnlichen Programme müssen nicht ihr Freund sein
Wenn Sie eine CSV Datei erhalten und diese mit „Excel“ oder „Open Office Calc“ öffnen und danach wieder speichern, kann schon viel schiefgelaufen sein.
Aus unserer Erfahrung resultieren aus einer solchen zwischenzeitlichen Bearbeitung die meisten Reklamationen. Daher gilt es ein paar Grundsätze im Umgang mit Excel oder anderen Programmen wie OpenOffice Calc zu beachten.
Bei einem Import einer CSV Datei werden Ihnen in Excel folgende Dialoge angezeigt – die Darstellung kann in anderen Tabellenkalkulationsprogrammen leicht variieren.
Sollte Ihnen Excel die Konvertierung der Daten nicht automatisch anbieten finden Sie die benötigte Funktion unter „Daten“ und „Text in Spalten“.
Sie werden von Excel nun durch 3 Schritte geleitet, welche Ihnen viele Einstellungsmöglichkeiten bieten:
Dieser Dialog wird bei Excel angezeigt, wenn Sie eine Spalte in mehrere trennen wollen. Im ersten Schritt geben Sie den Dateityp an, der Ihre Daten am besten beschreibt. In den meisten Fällen wählen Sie hier „Getrennt“.
Im nächsten Schritt geben Sie verwendeten Trennzeichen an. Erst dann kann das Programm die Daten korrekt in Tabellenspalten ordnen.
Im letzten Schritt deklarieren Sie den Inhalt der jeweiligen Spalten und wie das Programm damit umgehen soll.
Wenn Sie z.B. eine CSV-Datei vor sich haben, in welcher Zahlenwerte für z.B. Prämiensummen, mit Kommastellen durch einen Punkt getrennt werden (20.05 statt 20,05) empfiehlt es sich auch diese Spalte im ersten Schritt als Text zu deklarieren.
Was wäre das Ergebnis, wenn Sie dies nicht machen? Das Programm „erkennt“ diese Konstellation als Datum und gibt Ihnen, je nach Grundeinstellung, im Abschluss statt 20,05 den 20. Mai aus – der korrekte Zahlenwert ist dann verloren!
